Die häufigste Frage in einem Erstgespräch lautet: „Welches KI-Tool sollen wir nehmen?“ Meine Antwort ist fast immer dieselbe: Das weiß ich noch nicht. Erst möchte ich sehen, wie bei Ihnen gearbeitet wird.
KI verbessert keinen Ablauf, den niemand genau kennt. Sie macht einen guten Ablauf schneller und einen unklaren Ablauf nur schneller unklar. Deshalb schaue ich mir vor jeder KI-Einführung dieselben fünf Prozesse an. Nicht, weil überall KI hineingehört, sondern weil sich dort am schnellsten zeigt, wo sie wirklich hilft.
Worauf ich bei jedem Prozess achte
Bei allen fünf stelle ich dieselben vier Fragen:
- Wie oft kommt der Ablauf vor? Was täglich anfällt, lohnt sich eher als etwas, das zweimal im Jahr passiert.
- Läuft er jedes Mal ähnlich ab? Je klarer das Muster, desto besser kann KI unterstützen.
- Wo liegen die Informationen? In einem System, in fünf Ordnern oder im Kopf einer einzigen Person?
- Was passiert, wenn ein Fehler durchrutscht? Davon hängt ab, wie viel Kontrolle ein Mensch behalten muss.
1. Angebote
Angebote sind in vielen Betrieben die Arbeit, die abends oder am Wochenende erledigt wird. Ich prüfe, woher die Angaben kommen: aus einem Aufmaß, aus Notizen vom Ortstermin, aus alten Angeboten? Gibt es feste Textbausteine und gepflegte Preise, oder beginnt jedes Angebot auf einem leeren Blatt?
KI kann aus Stichpunkten einen sauberen Entwurf machen. Kalkulieren kann sie nur so gut, wie Ihre Preise und Leistungen hinterlegt sind. Fehlt diese Grundlage, ist sie der erste Schritt, nicht das Tool.
2. Eingehende Anfragen
E-Mails, Anrufe, das Kontaktformular, Nachrichten aufs Handy: Anfragen kommen über viele Wege herein. Ich schaue, wer sie entgegennimmt, wie lange eine Antwort dauert und ob unterwegs etwas verloren geht.
Hier lässt sich oft früh entlasten, etwa beim Sortieren, beim Zusammenfassen oder mit einem Antwortentwurf. Wichtig ist mir dabei: Wenn Kunden direkt mit einer KI sprechen, zum Beispiel mit einem Chatbot, müssen sie das erkennen können.
3. Rechnungen und Belege
Eingangsrechnungen abtippen, Belege zuordnen, Zahlungen nachhalten: Das ist klassische Routinearbeit mit klarem Muster. Ich prüfe, wie Belege ankommen (Papier, PDF, E-Rechnung), wer sie erfasst und an welcher Stelle sie in die Buchhaltung oder zum Steuerbüro gehen.
Oft stellt sich dabei heraus, dass die vorhandene Software schon mehr kann, als genutzt wird. Dann braucht es kein neues Werkzeug, sondern eine halbe Stunde Einrichtung.
4. Termin- und Einsatzplanung
Wer fährt wann wohin, mit welchem Material? In vielen Betrieben steckt dieses Wissen in einer Tafel, einer Excel-Liste und im Kopf einer erfahrenen Person. Ich schaue, wie oft umgeplant wird und was passiert, wenn genau diese Person einmal ausfällt.
Bei der Planung bin ich bewusst vorsichtig. KI kann Vorschläge machen und Kunden an Termine erinnern. Die Entscheidung bleibt bei dem Menschen, der Ihre Leute und Ihre Baustellen kennt.
5. Dokumentation und Berichte
Baustellenberichte, Aufmaße, Übergabeprotokolle, Fotos: Dokumentation ist wichtig, wird aber oft aufgeschoben, weil sie mühsam ist. Ich prüfe, was festgehalten werden muss, wie es heute geschieht und wie viel davon später jemand wiederfindet.
Hier ist der Nutzen meist schnell spürbar, zum Beispiel wenn aus einer Sprachnotiz ein fertiger Bericht wird. Voraussetzung ist eine einheitliche Ablage, sonst entsteht nur schneller mehr Durcheinander.
Was bei allen fünf mitläuft: Daten und Regeln
Bei jedem dieser Abläufe frage ich, welche Daten im Spiel sind. Namen, Adressen und Telefonnummern von Kunden sind personenbezogene Daten, und für sie gilt die DSGVO auch dann, wenn eine KI sie verarbeitet. Solche Angaben gehören nicht ungeprüft in jedes Online-Tool.
Ebenso wichtig ist, dass die Menschen, die mit KI arbeiten, wissen, was sie kann und was nicht. Die EU-KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, diese KI-Kompetenz zu fördern. Das ist keine Rechtsberatung, aber beides gehört von Anfang an auf die Liste und nicht erst ans Ende.
Fazit: Nicht jeder Prozess braucht KI
Am Ende dieser Prüfung steht selten „alles automatisieren“. Meist bleiben ein oder zwei Abläufe übrig, bei denen der Nutzen groß und der Aufwand überschaubar ist. Dort fängt man an. Bei den anderen reicht manchmal eine klarere Ablage oder eine feste Vorlage, ganz ohne KI.
Sie können die fünf Prozesse auch selbst durchgehen, die vier Fragen oben genügen für einen ersten Eindruck. Wie Sie aus dem Ergebnis einen Fahrplan machen, lesen Sie im Artikel Erst der Plan, dann das Tool.
Sie möchten, dass jemand von außen auf Ihre Abläufe schaut? Im KI-Audit gehe ich genau diese Prozesse mit Ihnen durch und zeige Ihnen, wo KI sich für Ihren Betrieb lohnt und wo nicht.